# FAQs

# Transacties

# Hoe kan ik de status van mijn transactie veranderen?

Er zijn twee manieren om dit te doen.

1. Open het transactiedetailscherm en klik op het veld 'Status'. Er wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven waarin je de gewenste status kunt kiezen.
2. Klik met de rechtermuisknop op de transactie in het transactieoverzicht waarvan je de status wil wijzigen. Selecteer 'Selecteer een nieuwe status' en kies een status in het vervolgkeuzemenu.

ℹ️ Klik HIER voor een meer gedetailleerde uitleg.

# Waarom kan ik de status van mijn transactie niet wijzigen?

Je transactie heeft mogelijk de status 'Verwerkt'. Verwerkte transacties kunnen niet meer worden gewijzigd.

# Waarom kan ik de volgorde van mijn itemkolommen in het transactieoverzicht niet wijzigen?

De volgorde van je itemkolommen is gebaseerd op itemconfiguraties. Dus als je de bestelling wil wijzigen, moet je deze in de itemconfiguratie wijzigen. Hier kan je de items in de gewenste volgorde slepen.

ℹ️ Klik HIER voor een meer gedetailleerde uitleg.

# Waarom kan ik geen retourtransactie boeken?

Als een transactie al van het type 'Retour' is, is het niet mogelijk om een retourtransactie te boeken. Ook heb je voor sommige retourtransacties een transporteur nodig. Bijvoorbeeld wanneer je een tegentransactie naar een transporteur wilt boeken. Als de oorspronkelijke transactie geen transporteur ingevuld heeft, is het niet mogelijk om een retourtransactie te creëren.

# Contracten

# Is het delen en ondertekenen van huurcontracten in TrackOnline rechtsgeldig?

Om een overeenkomst wettelijk legaal te laten ondertekenen zijn er enkele voorwaarden waar een digitale ondertekening aan moet voldoen. Hieronder per punt uitgewerkt op welke wijze TrackOnline aan de voorwaarden voldoet om een wettelijk betrouwbaar contract op te kunnen stellen.

1. De overeenkomst moet raadpleegbaar zijn voor partijen; Het huurcontract dat in TrackOnline kan worden aangemaakt, blijft inzichtelijk voor de partij die het contract uitgeeft. Vervolgens wordt het contract gedeeld met de ontvangende partij, die het contract kan inzien en ondertekenen. Na het digitaal ondertekenen krijgt de ontvangende partij een kopie van het ondertekende contract. Voor de uitgevende partij zal deze kopie worden opgeslagen bij het contract in TrackOnline. Op deze manier hebben beide partijen te allen tijde toegang tot het (ondertekende) contract.

2. De authenticiteit moet in voldoende mate gewaarborgd zijn; Wat betreft de authenticiteit van het document heeft TrackOnline een self-signed Company Certificate ter beschikking voor elke administratie. Voor elk contract maken we een tijdelijk certificaat aan, die enkel beschikbaar is voor het ondertekenen, deze wordt nergens apart opgeslagen maar gekoppeld aan het Company Certificate. Dit Company certificate kunnen we als download aanbieden voor partijen die het willen valideren.

3. Het moment van totstandkoming (aanvaarding aanbod) moet vastliggen; In de historie van het contract wordt in TrackOnline elke wijziging bijgehouden, ook de datum en tijd van het delen van het contract, en de ondertekeningsdatum worden geregistreerd en zijn terug te vinden in de applicatie van TrackOnline, tevens op het ondertekende contract.

4. De identiteit van partijen kan met voldoende zekerheid worden vastgesteld; De identiteit van de uitgevende partij is bekend op het moment waarop het contract gedeeld wordt. Om zeker te zijn dat het e-mailadres van de ontvangende partij geldig is, zit er een code aan de unieke link, die in de e-mail naar de ontvangende partij is verstuurd. Deze link is slechts 72 uur geldig en moet dus benut worden door de ontvangende partij binnen dit tijdsslot. Na het openen van de link is het contract zichtbaar en kan worden ondertekend, waarbij de ontvangende partij ook naam en plaats moet invoeren.

5. De handtekening moet op unieke wijze aan de ondertekenaar zijn verbonden; Doordat de handtekening en de naam alleen gezet kan worden door de ontvanger van de e-mail binnen 72 uur, kunnen we met zekerheid vaststellen dat deze persoon de ondertekenaar is, aangezien een e-mail adres persoonsgebonden en uniek is.

6. Het moet mogelijk zijn de ondertekenaar te identificeren; De ondertekenaar is te identificeren door het unieke e-mailadres, en de ingevoerde naam van de persoon die het contract heeft ondertekend. Dit is een verplicht veld die ingevuld moet worden tijdens het ondertekenen van het contract en kan niet leeggelaten worden.

7. De elektronische handtekening komt tot stand met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken; Voor het ondertekenen van het contract ontvangt slechts één ontvanger een e-mail met versleutelde link, waarbij de link toegang geeft voor een contract die slechts éénmaal digitaal ondertekend kan worden binnen 72 uur. Hierdoor is de ondertekenaar verzekerd van de controle over het ondertekenen en invoeren van gegevens, die niet achteraf gewijzigd kunnen worden.

8. De elektronische handtekening moet op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegeven zijn verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord; Het ondertekenen van een contract kan alleen binnen 72 uur na het ontvangen van het contract. Dit kan slechts éénmaal gebeuren. Na het ondertekenen wordt de handtekening bij het contract opgeslagen, waarbij het moment van bevestigen is vastgelegd. Het is hierdoor in de eerste plaats niet mogelijk om achteraf een wijziging aan deze elektronische handtekening te brengen. Mocht er een poging gedaan worden om deze handtekening te wijzigen is het altijd mogelijk om de opgeslagen handtekening op het moment van ondertekenen te achterhalen en zodoende een wijziging aan de handtekening op te sporen.

Bron voor de voorwaarden: ICT Recht (2020, 7 oktober ). ‘Digitaliseren en elektronische handtekening’ Geraadpleegd via https://www.ictrecht.nl/kennis/factsheets/digitaliseren-elektronische-handtekening

# Saldo

# Hoe dien ik de e-mail met het saldo overzicht te interpreteren?

In deze e-mail vind je een tabel met de kolommen ‘We owe you’ ('Wij zijn jou verschuldigd') en ’You owe us’ ('Je bent ons verschuldigd'). Je bekijkt dit vanuit het perspectief van de partij die de e-mail ontvangt. Bijvoorbeeld: Ik ontvang de e-mail als locatie A, van locatie B. Dit betekent dat locatie A de item hoeveelheden van locatie B ontvangt, die worden weergegeven in de kolom ‘We owe you’. Locatie A is Locatie B de item hoeveelheden verschuldigd die worden weergegeven in de kolom ‘You owe us’.

# Rapportage

# Waarom werken de filters in mijn rapport niet?

Zorg ervoor dat je op de blauwe knop 'Filters toepassen' klikt nadat je de filters hebt ingesteld. Anders worden de filters niet ingesteld bij het downloaden van een rapport.

# Locaties

# Waarom zie ik niet alle locatietypen bij het toevoegen van een nieuwe locatie?

Dit komt waarschijnlijk door je administratie instellingen. Als je naar 'Configuratie', 'Administratie instellingen' en vervolgens naar 'Locaties' gaat, zie je de locatie-instellingen. In dit venster kan je de typen locaties in- of uitschakelen die je in je administratie wilt gebruiken. De locatietypen die zijn ingeschakeld, zijn zichtbaar bij het toevoegen van een nieuwe locatie.

ℹ️ Klik HIER voor een meer gedetailleerde uitleg.

# waarom kan ik mijn locatie niet verwijderen?

Als je locatie een saldo item heeft, is het niet mogelijk om deze locatie te verwijderen, omdat dit ook het saldo van andere locaties en transporteurs beïnvloedt.

# Ik heb twee locaties die zijn samengevoegd. Hoe kan ik dit regelen in TrackOnline?

TrackOnline biedt de mogelijkheid om locaties samen te voegen. Je kunt dit doen op de locatiepagina in het stamgegevensmenu. In het locatieoverzicht aan de rechterkant van het venster vind je de knop 'Acties'. Eén van de acties is 'Locatie samenvoegen'.

ℹ️ Klik HIER voor een meer gedetailleerde uitleg over het samenvoegen van locaties.

# Transporteurs

# Kan mijn transporteur een item saldo opbouwen?

Ja. Een transporteur werkt vergelijkbaar met locaties, met uitzondering van de transporteurs die een transactie tussen locaties vervoeren. Als je een transactie naar een transporteur verzendt, bouwt deze transporteur een saldo op.

# Waarom kan ik mijn transporteur niet verwijderen?

Als je transporteur een itemsaldo heeft, is het niet mogelijk om deze transporteur te verwijderen, omdat dit ook het saldo van andere locaties en transporteurs beïnvloedt.

# Items

# Ik heb items in mijn administratie, maar zie ze niet in mijn itemdashboard?

Dit is waarschijnlijk te wijten aan het feit dat de informatie voor het itemdashboard wordt verzameld via de IoT-module. Dit betekent dat je unieke items moet registreren met behulp van onze mobiele app. Alleen dan zijn de items zichtbaar in het dashboard.

ℹ️ Klik HIER voor een meer gedetailleerde uitleg over unieke items.

# Gebruikers

# Is er een limiet aan gebruikers in een gebruikersgroep?

Nee. Je kunt zoveel gebruikers in een gebruikersgroep toevoegen als je wilt. Het is ook mogelijk om een gebruiker tegelijkertijd aan meerdere gebruikersgroepen toe te voegen.

# Waarom kan ik een gebruikersgroep niet verwijderen?

Dit kan om twee redenen zijn. Eén: als een gebruiker in de groep groeploos wordt, kan je de gebruikersgroep niet verwijderen. Je moet eerst de gebruiker verwijderen of de gebruiker toevoegen aan een andere gebruikersgroep. Twee: het is mogelijk dat de gebruikersgroep een 'Alleen-lezen' groep is. Je hebt geen rechten om de groep te verwijderen.

# Klantenportaal

# Welke transacties kan mijn portaalgebruiker in zijn/haar eigen portaal zien?

De portaalgebruiker kan alleen de transacties zien die zijn gekoppeld aan de geautoriseerde locaties.

ℹ️ Klik HIER voor een meer gedetailleerde uitleg.

# Waarom kan ik geen 'Aan'-locatie kiezen wanneer ik een verzendtransactie maak?

Dit komt waarschijnlijk omdat je geautoriseerde locatie(s) geen deel uitmaken van een locatienetwerk.

ℹ️ Klik HIER voor meer informatie of vraag je hoofd administratiebeheerder om je geautoriseerde locaties toe te voegen aan een netwerk.

# Netwerk

# Waarom worden mijn transacties niet gedeeld?

Voordat een transactie wordt gedeeld, moet je eerst verbinding maken met de juiste klant. Meer informatie over verbindingen vind je HIER. Zorg er ook voor dat de status van de transacties NIET 'Nieuw' is. Transacties met de status 'Nieuw' worden in geen enkele situatie gedeeld. Controleer ook of je in de transactie geen items gebruikt die geen geldig GS1-nummer hebben. Je kunt dit herkennen aan een geel kader en een foutmelding rond de items.

ℹ️ Meer informatie over GS1-nummers vind je HIER.

# Sneltoetsen

In TrackOnline kun je verschillende soorten snelkoppelingen gebruiken. Dit maakt je werk nog eenvoudiger en sneller. Bekijk de onderstaande tabel voor de toetsencombinaties.

Sneltoets	Functie	Pagina
	Open help menu	Algemeen
	Sluit menu/scherm	Algemeen
	Nieuwe transactie met laatst geselecteerd type	Algemeen
	Bewaar en sluit transactie	Transactie details
	Bewaar en nieuwe transactie	Transactie details
	Bewaar en boek een retour transactie	Transactie details
	Spring naar ‘Selecteer een item…’	Transactie details

# Instructie video’s

Wist je dat we meerdere instructievideo's over TrackOnline hebben? Bekijk de onderstaande video's.